Artikler om: Fagfordeling og opgaveoversigter

Forberedelse af fagfordeling inden automatisk skemalægning

Tjekliste til færdig fagfordeling inden skemalægning



Inden din skole påbegynder automatisk skemalægning i Docendo ZEN, er det vigtigt, at I har jeres fagfordeling klar, så den kan overføres til Docendo ZEN - Automatisk Skemalægning. 


Når en fagfordeling er færdig og bliver overført til Docendo ZEN, dannes en ‘skemaversion’ i Docendo ZEN, som afspejler indholdet i fagfordelingen, som den så ud, i det øjeblik, du overførte den. Så er du klar til at gå i gang med at lave skemaer med afsæt i fagfordelingen.




Ændrer du i fagfordelingen efter overførslen, vil disse ændringer ikke blive opdateret i den oprindeligt oprettede version, og vil typisk kræve en ny overførsel, eller at du tilpasser både fagfordelingen OG skemaversionen. Det er dog klart at foretrække med henblik på en ukompliceret proces, at du ikke behøver at hoppe frem og tilbage mellem fagfordeling og skemalægning og lave ændringer.



Denne tjekliste er lavet til, at I får lavet så godt et grundlag for skemalægningen som muligt. Tjeklisten gennemgår de mest gængse indstillinger for at eliminere de mest oplagte ‘fodfejl’.


Listen er på den måde ikke udtømmende for alle skoler - der kan selvfølgelig være særlige hensyn på lige præcis din skole, som du også skal tage hensyn til i fagfordelingen, inden du går i gang med skemalægningen.


OVERBLIK




Er timetallet angivet korrekt på alle fag?

Gennemgå det årlige timetal angivet på hvert fag i fagfordelingen. Hvis du i forbindelse med klasseoprettelse har importeret fag og timetal svarende til UVM’s vejledende timetal, kan der stadig være lokale tilpasninger på din skole. Klik på faget for at ændre timetallet.




Timetallet bliver omregnet til et antal ugentlige lektioner, når du overfører fagfordelingen til automatisk skemalægning.




Er der fag, som skal slettes?

Ved import af fag fra UVM, kan der være tilfælde, hvor visse fag ikke skal optræde i bestemte klassetrin, da det lokalt på de forskellige skoler kan være besluttet, at man skubber faget til en anden årgang eller lignende. Sørg for at der ikke ligger fag i klasserne, som ikke skal indgå i skoleårets skemaer for klasserne ved at slette dem fra fagfordelingen.




Er der sat undervisere på alle fag?

Sørg for, at du har sat undervisere på alle fag, der skal skemalægges i automatisk skemalægning. Brug evt. filteret til kun at vise fag, der mangler underviser, så du får en god ‘tjekliste’. Står der fag tilbage på listen, når du har aktiveret filteret, betyder det, at de mangler at blive tildelt undervisere.




Er der vakante stillinger, som skal tilknyttes bestemte fag?

Hvis I har vakante stillinger, som skal forhåndstildeles fag/opgaver, så opret gerne disse som f.eks. ‘XX’, ‘YY’, ‘ZZ’ eller ‘X4’, hvis det er en underviser til 4. årg. osv.


Klik på ‘Brugere’ → ‘Opret bruger’ og skriv et navn (undlad unilogin/mail) og opret.






Disse ‘dummy’-brugere kan nu bruges til at blive sat på klassernes fag og opgaver generelt, og kan senere overtages af de ‘rigtige’ brugere, når de er oprettet i Docendo.



Er de relevante faglokaler sat på Idræt, Billedkunst mm.?

For alle fag, der kræver et bestemt faglokale (f.eks. idrætshallen til Idræt osv.), er det vigtigt at fagene er koblet sammen med de respektive faglokaler. For at tjekke dette, kan du med fordel aktivere filteret ‘Fag’ og her vælge alle faglokale-afhængige fag.



Hvis der mangler at blive tilknyttet faglokale, vil der mangle et faglokale-ikon på faget. På billedet nedenfor er der sat lokale på Billedkunst og Idræt, mens der mangler lokaler på H/D og Musik. Klik på faget for at tilføje et faglokale.




Du kan også med fordel bruge fagfordelingens tabelvisning kombineret med dette filter for et hurtigt og overskueligt overblik over, hvilke faglokaler, der er tilføjet, og hvilke fag der mangler faglokaler.





Har alle fag korrekte titler?

Er titlerne på fagene angivet korrekt efter import fra UVM? F.eks. hvis ‘Tysk/Fransk’ skal omdøbes til ‘Tysk’, ‘Lokalt valgfag’ skal omdøbes til ‘Valgfag’ eller lignende. Klik på faget for at omdøbe det.




Ændrer du navnet, når du arbejder i Docendo ZEN (automatisk skemalægning) vil det skabe uoverensstemmelse ift., hvad faget hedder i fagfordelingen.


Har du taget stilling til konfirmationsforberedelse og Kristendomskundskab?

For 7. og 8. årgange med konfirmationsforberedelse skal du muligvis fjerne Kristendomskundskab, så det ikke indgår i automatisk skemalægning eller i grundskemaet.



Co-teaching, støttetimer, pædagogtimer o.lign.

Hvis opgaver som co-teaching, støttetimer, ressourcetimer skal indgå i den automatiske skemalægning, skal de oprettes i fagfordelingen på forhånd.


I automatisk skemalægning kan disse opgaver senere bindes sammen med bestemte lektioner/fag, f.eks. Co-teaching + Dansk i 1.A.


Opgaver som Co-teaching mm. kan oprettes som en pulje timer direkte i klassen (hvis xx antal timer er forhåndsreserveret til en bestemt klasse) eller de kan oprettes direkte på medarbejderen, så opgaven bliver mere ‘flydende’ uden at være bundet til en bestemt klasse på forhånd.


Hvis opgaven skal skemalægges med tilknytning til en bestemt klasse: opret opgaven som ‘ressource’ via ‘Planlægning’ → ‘Fagoprettelse’




Hvis opgaven i stedet for skal oprettes med tilknytning til en medarbejder uden at være koblet til en bestemt klasse på forhånd: opret opgaven via ‘Opgave’-fanen via fagfordelings-siden og tilknyt medarbejderen. Vælg ‘Kan skemalægges’, når du opretter opgaven.




Bemærk: hvis ikke det er afgørende at få disse opgaver skemalagt på forhånd, anbefaler vi, at de ikke overføres til automatisk skemalægning i overførselsproceduren. De kan i stedet ‘håndlægges’ i Fleksibel Skemalægning, når grundskemaerne er på plads. Oprettelsesproceduren ovenfor gælder uanset, da de skal optræde på opgaveoversigter og da opgaverne skal kunne skemalægges senere, selvom det ikke er i automatisk skemalægning.


Samlæste fag på tværs af klasser/årgange

For fag, der er samlæst på tværs af to eller flere klasser, kan du med fordel angive dette allerede i fagfordelingen. Som oplagt eksempel kan vi fremhæve Idræt, der typisk læses af de samme undervisere i samme lokaler på samme tidspunkt for to eller flere klasser på samme tid.

For at lave denne indstilling allerede i fagfordelingen, skal du klikke på faget, her Idræt, i en af klasserne, og


  • klikke på ‘Tilføj klasse’
  • vælge naboklassen
  • sætte alle relevante undervisere og lokaler på faget


I eksemplet nedenfor samlæses Idræt i 2A og 2B, hvor Anna og Jan underviser klasserne sammen i Idrætshallen. Både Anna og Jan får noteret 60 timers idræt i hver deres opgaveoversigter.



Når du klikker ‘Opdatér’ på faget, vil du blive spurgt, om du vil slette det allerede eksisterende idrætsfag i klassen. Vælg her ‘Slet eksisterende fag’.


Fordelen ved dette er, at du ikke skal lave en ny indstilling i automatisk skemalægning, da systemet allerede nu forstår, at dette er én fag for flere klasser. Samtidig står det også korrekt angivet i de relevante medarbejderes opgaveoversigter, at denne undervisningsopgave ikke kun relaterer sig til f.eks. 2A også 2B.


Eventuelt: skal nogle opgaver med til automatisk skemalægning? Teammøde som eksempel

Det er muligt at inkludere udvalgte opgaver, som ikke er undervisning, i den automatiske skemalægning. Det kan f.eks. være et ugentligt teammøde for hvert team, hvis det er vigtigt, at teammødet prioriteres i undervisningstiden. Hvis dette ikke er en prioritet, kan du se bort fra dette punkt. Teammøderne kan placeres manuelt efter automatisk skemalægning.


Hvis teammødet SKAL indgå i den automatiske skemalægning, skal teammødet


  • være oprettet som opgave, der kan skemalægges
  • være tildelt et antal timer for året
  • være tilknyttet de relevante teammedlemmer
  • være tilknyttet en teamkalender under ‘Andre kalendere’ - f.eks. ‘Team 1’ (se video 12 i Docendo Academy for mere viden om at oprette teamkalendere).



Når du overfører til automatisk skemalægning, får du mulighed for at udvælge bestemte opgaver - heriblandt teammøder - hvis de skal indgå i skemalægningsprocessen sammen med klassernes fag.


Klar til at overføre til Docendo ZEN? Lidt baggrundsviden om fagfordeling, ZEN og skemaversioner

Når en fagfordeling er færdig og bliver overført til Docendo ZEN, dannes en ‘skemaversion’ i Docendo ZEN, som afspejler indholdet i fagfordelingen, som den så ud, i det øjeblik, du overførte den. Så er du klar til at gå i gang med at lave skemaer med afsæt i fagfordelingen.


Ændrer du i fagfordelingen efter overførslen, vil disse ændringer ikke blive opdateret i den oprindeligt oprettede version, og vil typisk kræve en ny overførsel, eller at du tilpasser både fagfordelingen OG skemaversionen. Det er dog klart at foretrække med henblik på en ukompliceret proces, at du ikke behøver at hoppe frem og tilbage mellem fagfordeling og skemalægning og lave ændringer.


Det er derfor en kraftig anbefaling, at du dobbelttjekker, at fagfordelingen er 100% på plads, inden du overfører den til skemalægning og påbegynder skemalægningen.



Når du vælger at overføre fagfordelingen til Docendo ZEN automatisk skemalægning, får du mulighed for at til- og fravælge, hvilke fag og opgaver, der skal overføres. Det kan f.eks. være, at du ikke vil skemalægge co-teaching-timer på forhånd men gøre det undervejs i skoleåret, eller at du vil sørge for, at udvalgte øvrige opgaver såsom teammøder bliver skemalagt som en del af grundskemaet i automatisk skemalægning.


Du kan til- og fravælge fag/opgaver til skemalægning på tværs af 


  • klasser
  • brugere
  • andre kalendere


I eksemplet nedenfor står vi på klasse-fanen og har fravalgt, at ‘Støtte’, ‘Verdensmålsuge’ og ‘Projekt’ ikke skal overføres til Docendo ZEN.




Opdateret den: 08/05/2026