Slik virker vikarfunksjonen i Docendo
Vikarfunksjonen i Docendo finner du ved å trykke på 'Vikarhåndtering' i menyen øverst.
All vikardekning skjer med utgangspunkt i at det allerede er blitt lagt inn fravær for noen i personalet. Derfor starter vi vikarhåndteringsprosessen med at du markerer at en lærer eller assistent (e.l.) er fraværende, hvor personens timer og fag deretter vil bli være synlige til vikarhåndtering.
Klikk på 'Opprett fraværende'
Velg fraværende lærer(e)
Velg fraværårsak—her kan du velge en allerede eksisterende fraværsårsak eller opprette en ny. Bruk gjerne skolens egne koder, forkortelser o.l., ettersom fraværsårsaken vil være synlig i lærerens timeplan.
Velg gjeldede dato(er) og tidsrom. Som standard er dagens dato valgt, og tidsrommet er satt til 08:00-16:00. Man også kan legge inn lengre fravær som strekker seg over en periode.
Løpende lengre fravær: Hvis man ikke har en sluttdato for fraværet, krysser man av for 'Løpende lengre fravær'. Da vil personen opprettes som fraværende hver dag frem til man velger å avslutte fraværsperioden.
Når fraværet er opprettet, vises det øverst i overblikket slik som det her:
Timene som påvirkes av fraværet, vises i det brune fraværsfeltet, som markerer tidsrommet til fraværet, her 08:00-16:00.
At vikarhåndteringen tar utgangspunkt i fravær betyr også at lærere selv kan legge inn fravær i sin egen kalender ved hjelp av allerede opprettede fraværsårsaker, hvor så de påvirkede timene blir satt til fraværfeltet i vikarhåndteringsfunksjonen. Det gir de ansatte muligheten for å registrere sitt eget fravær, som da automatisk vil bli tilgjengelig for de vikaransvarlige.
Når du trykker på en time som trenger vikardekning, vises en markering ned gjennom alle timeplanene for å markere tidsrommet, slik at du hurtigere kan se hvem som er ledig blant personale og eksterne vikarer. I denne visningen får man et overblikk over hele skolens personale og aktiviteter den valgte dagen.
På noen av timene vil du kunne se et lite '👤+'-ikon som indikerer at det er to eller flere personer i en time. Dette kan være til hjelp hvis du vil bruke en ansatt som allerede er planlagt i timen, eller hvis du ser etter noen du kan "låne" fra en annen klasses time som har flere lærere tilstede.
Klikk på timen du vil finne en vikar til.
Velg en ledig vikar ved å flytte timen nedover i listen av ansatte og trykk '+' eller søk etter en person i popup-vinduet til venstre.
Når timen får tildelt en vikar vil den bli grønn. Du kan med en fordel markere timen som grønn hvis det allerede er flere tilknyttet timen, og man ikke trenger vikar. Det gjør du under 'Status' i popup-vinduet til høyre og trykker 'Håndtert'.
Når man som ansatt har fått en ny vikartime i timeplanen, vil denne være synlig som alle andre undervisningstimer i ens timeplan. Man vil også motta et varsel i Docendo, som sees her:
Funksjonen 'grupper' kan brukes i vikarhåndteringen, slik at du kan filtrere visningen av dagens fraværende og vikarer til det mest relevante overblikket.
Bruk knappen 'Velg filter' for å filtrere til visning av f.eks. alle lærere, alle assistenter, eller f.eks. visning av fraværende på et bestemt trinn.
Tips: Det er på samme måte også opplagt å lage en egen gruppe til eksterne vikarer, slik at du hurtig kan filtrere visningen til å kun se disse når du skal finne en vikar.
I timeplanoverblikket finner man en algoritmebasert funksjon som vil foreslå de mest opplagte vikarene til de enkelte timene. Funksjonen er som standard avslått, så hvis du ønsker å benytte deg av denne må du aktivere funksjonen ved å slå på 'Sorter etter forslag'. Når du har aktivert denne og deretter trykker på en time du ønsker å finne envikar til, skjer det en automatisk sortering i listen over potensielle vikarer. Øverst vil du se de personene som Docendo oppfatter som de mest opplagte vikarene, og nederst vises de minst opplagte. Du kan se på bildet under hvordan algoritmen baserer sine forslag. Du kan selv endre rekkefølgen på sorteringen.
Legg inn fravær
All vikardekning skjer med utgangspunkt i at det allerede er blitt lagt inn fravær for noen i personalet. Derfor starter vi vikarhåndteringsprosessen med at du markerer at en lærer eller assistent (e.l.) er fraværende, hvor personens timer og fag deretter vil bli være synlige til vikarhåndtering.
Klikk på 'Opprett fraværende'
Velg fraværende lærer(e)
Velg fraværårsak—her kan du velge en allerede eksisterende fraværsårsak eller opprette en ny. Bruk gjerne skolens egne koder, forkortelser o.l., ettersom fraværsårsaken vil være synlig i lærerens timeplan.
Velg gjeldede dato(er) og tidsrom. Som standard er dagens dato valgt, og tidsrommet er satt til 08:00-16:00. Man også kan legge inn lengre fravær som strekker seg over en periode.
Løpende lengre fravær: Hvis man ikke har en sluttdato for fraværet, krysser man av for 'Løpende lengre fravær'. Da vil personen opprettes som fraværende hver dag frem til man velger å avslutte fraværsperioden.
Når fraværet er opprettet, vises det øverst i overblikket slik som det her:
Timene som påvirkes av fraværet, vises i det brune fraværsfeltet, som markerer tidsrommet til fraværet, her 08:00-16:00.
At vikarhåndteringen tar utgangspunkt i fravær betyr også at lærere selv kan legge inn fravær i sin egen kalender ved hjelp av allerede opprettede fraværsårsaker, hvor så de påvirkede timene blir satt til fraværfeltet i vikarhåndteringsfunksjonen. Det gir de ansatte muligheten for å registrere sitt eget fravær, som da automatisk vil bli tilgjengelig for de vikaransvarlige.
Finne vikar til hver enkelt time
Når du trykker på en time som trenger vikardekning, vises en markering ned gjennom alle timeplanene for å markere tidsrommet, slik at du hurtigere kan se hvem som er ledig blant personale og eksterne vikarer. I denne visningen får man et overblikk over hele skolens personale og aktiviteter den valgte dagen.
På noen av timene vil du kunne se et lite '👤+'-ikon som indikerer at det er to eller flere personer i en time. Dette kan være til hjelp hvis du vil bruke en ansatt som allerede er planlagt i timen, eller hvis du ser etter noen du kan "låne" fra en annen klasses time som har flere lærere tilstede.
Klikk på timen du vil finne en vikar til.
Velg en ledig vikar ved å flytte timen nedover i listen av ansatte og trykk '+' eller søk etter en person i popup-vinduet til venstre.
Når timen får tildelt en vikar vil den bli grønn. Du kan med en fordel markere timen som grønn hvis det allerede er flere tilknyttet timen, og man ikke trenger vikar. Det gjør du under 'Status' i popup-vinduet til høyre og trykker 'Håndtert'.
Vikartimer i timeplanen
Når man som ansatt har fått en ny vikartime i timeplanen, vil denne være synlig som alle andre undervisningstimer i ens timeplan. Man vil også motta et varsel i Docendo, som sees her:
Filtrering av lærere, assistenter, teams mm. i timeplanoverblikket
Funksjonen 'grupper' kan brukes i vikarhåndteringen, slik at du kan filtrere visningen av dagens fraværende og vikarer til det mest relevante overblikket.
Bruk knappen 'Velg filter' for å filtrere til visning av f.eks. alle lærere, alle assistenter, eller f.eks. visning av fraværende på et bestemt trinn.
Tips: Det er på samme måte også opplagt å lage en egen gruppe til eksterne vikarer, slik at du hurtig kan filtrere visningen til å kun se disse når du skal finne en vikar.
Sorter etter forslag ved hjelp av våre algoritmer
I timeplanoverblikket finner man en algoritmebasert funksjon som vil foreslå de mest opplagte vikarene til de enkelte timene. Funksjonen er som standard avslått, så hvis du ønsker å benytte deg av denne må du aktivere funksjonen ved å slå på 'Sorter etter forslag'. Når du har aktivert denne og deretter trykker på en time du ønsker å finne envikar til, skjer det en automatisk sortering i listen over potensielle vikarer. Øverst vil du se de personene som Docendo oppfatter som de mest opplagte vikarene, og nederst vises de minst opplagte. Du kan se på bildet under hvordan algoritmen baserer sine forslag. Du kan selv endre rekkefølgen på sorteringen.
Oppdatert: 26/11/2024