Guide til nytt skoleår: slik kommer du i gang med fagfordeling og timeplanlegging i Docendo
Denne guiden beskriver i del 1 hvordan du kan komme i gang med å bruke fagfordelingen, med utgangspunkt i:
Opprett skoleår
Opprett klasser
Opprett fag
Tildeling av arbeids- og undervisningstid
Introduksjon til fag- og lærerfordeling
I del 2 gjennomgås andre trinn du kan bruke som forberedelse før timeplanleggingen, inkludert:
Opprettelse av andre kalendere (personalmøter m.m.)
Arbeidstid
Rom og lokaler
Opprettelse av ferie- og helligdager
Tips til timeplanlegging i klasser
Start med å opprette det nye skoleåret ved å klikke på tannhjulet ⚙️ øverst til høyre > 'Skoleår'.
Klikk på pluss-ikonet for å opprette et nytt skoleår med start- og sluttdatoer.
Du kan nå opprette klassene for det nye skoleåret. Det gjør du under menypunktet ’Klasser’ i menyen til venstre; velg det opprettede skoleåret og deretter knappen ’Opprett klasse’.
Du kan opprette flere klasser samtidig, og for hver klasse velge om det skal importeres standardfag og standard timetall basert på Udir sine anbefalte og minimum timetall. Fordelen med denne funksjonen er at alle fag på forhånd opprettes med timetall per år/uke, og at de vil ha samme farge på tvers av klassene (norsk er rød, matematikk er gul osv.). I tillegg sparer du tid ved at du ikke trenger å opprette hvert av fagene enkeltvis etterpå.
Antallet timer på fagene kan redigeres etterpå, akkurat som du senere kan legge til flere fag i hver klasse hvis importstandarden ikke samsvarer 100% med din skoles fag.
Du kan selvfølgelig også velge å opprette klasser uten import av fag og timetall. Bare oppgi navnet på klassen og unngå å klikke på et klassetrinn ved siden av klassens navn, så opprettes klassen uten fag. Fag kan i stedet opprettes under 'Opprett fag' (se punkt 3).
Når du har opprettet klasser (med eller uten fagimport i steg 2), kan du deretter gå til siden ’Fag’ under menyen ’Planlegging’ for å opprette flere fag eller tilpasse de eksisterende fagene og deres antall timer.
Klikk på den blå ’Opprett fag’-knappen øverst til høyre for å opprette nye fag, eller klikk på pluss-ikonet i kolonnen til en klasse for å legge til eksisterende fag. Når du klikker på pluss-ikonet til et eksisterende fag i en ny klasse, følger fagets farge med til den nye klassen.
For alle opprettede fag gjelder det at du kan klikke direkte på dem for å justere antallet timer (og i tillegg endre innstillinger for type fag eller ressurs, normal varighet, lærere og rom).
'Tildele timer' finner du under menyen 'Planlegging'.
Med ‘Tildele timer’ kan du angi antall timer hver underviser skal ha i løpet av skoleåret, fordelt på arbeidstid og undervisning. Antallet tildelte undervisningstimer vil du senere se og bruke i fag- og lærerfordelingen (som gjennomgås i punkt 5).
Det er kun kolonnen 'Tildelt' for både arbeidstid, undervisning, oppgaver, forberedelse og vikartimer som kan redigeres for hver bruker. Du kan filtrere visningen til å vise en bestemt gruppe ansatte – f.eks. team, lærere eller pedagoger (se 'Grupper' for mer informasjon om gruppering av ansatte).
Du er nå klar til å bruke fag- og lærerfordelingen i Docendo, som du finner under menyen 'Planlegging'.
Merk at fag- og lærerfordelingen kan brukes både som et verktøy av ledelsen eller av enkelte ansatte. Tilgangen til fagfordelingen kan du som administrator styre fra 'Brukerrettigheter' under tannhjulet ⚙️ øverst til høyre.
I fag- og lærerfordelingen ser du til venstre en liste over skolens personale. Ved siden av hver person vises totalen av fag- og undervisningstimer som foreløpig er blitt knyttet til den ansatte. Klikker du på en person, kan du se detaljene for hvilke fag og timer vedkommende er tildelt, samt sammenligne de tildelte fag- og undervisningstimene med den tildelte undervisningstiden fra ’Tildele timer’ (som gjennomgått i steg 4). Midt på siden ser du alle klasser og deres fag.
Klikk på et fag for å knytte en underviser til faget, og eventuelt et rom, og klikk deretter ’Oppdater fag’. Når du har knyttet en underviser til faget, vil du umiddelbart se en oppdatert oversikt over underviseren sine tildelte fag og undervisningstimer i oversikten til venstre.
For å tilpasse oversikten kan du øverst til høyre velge å se kun de fagene som mangler undervisere. Dette kan gi bedre oversikt, ettersom fagene gradvis forsvinner fra klasseoversikten og over til venstresiden etter hvert som de får tildelt undervisere.
I tillegg kan du bruke filtreringsmulighetene for trinn og avdelinger for å fokusere på akkurat de trinnene og avdelingene du vil jobbe med.
TIPS: Dette er spesielt nyttig for avdelinger som selv fordeler fag- og undervisningstimer blant medlemmene og kun skal fokusere på avdelingens eller trinnets egne timer.
Hvert fag inneholder også en logg, slik at du kan se hvem som sist redigerte faget. Bare klikk på faget og velg fanen 'Historikk'.
Hvis dere ønsker at personalmøter og lignende skal legges inn i Docendo, kan dere opprette kalendere for dette under 'Andre kalendere' i menyen til venstre. Dette kan f.eks være en kalender med navnet 'personalmøter' hvor du oppretter fag under typen 'øvrige oppgaver'. Her kan du f.eks opprette personalmøter for ulike trinn eller grupperinger av lærere (se 'Grupper' for mer informasjon om gruppering av ansatte), og legge de gjeldene ansatte til under 'legg til lærer'.
Det er anbefalt å legge inn personalmøter i timeplanen, da dette på lik linje med andre aktiviteter i ansattes kalendere, vil markeres som en skyggelagt blokkering når det legges undervisning og ressurser inn i andre timeplaner.
Å legge inn arbeidstider kan være en fordel før man planlegger timeplaner i klassene, da de enkelte lærere og pedagoger sin arbeidstid vil vise når man prøver å legge inn et fag tilknyttet den ansatte. Med arbeidstider er det derfor lettere å plassere fag og ressurser i tidsrom der læreren eller pedagogen er tilgjengelig. Dette er samtidig en funksjon som gjør det enklere å få oversikt over hvilke vikarer som er tilgjengelige i den daglige vikarhåndteringen. Arbeidstid markeres med en blå bakgrunnsfarge og kan overlappe med konkrete aktiviteter som undervisning, møter, tilsyn mm.
Funksjonen finner du i hver bruker sin kalender under knappen 'Arbeidstider'. En oppsummering av arbeidstiden for skoleåret kan når som helst finnes under 'Oppgaveoversikt' i hver bruker sin kalender.
Det er mulig å legge til arbeidstider for flere ansatte samtidig ved å klikke på tannhjulet ⚙️ øverst til høyre > 'Kalendere' > 'Legg til arbeidstid'.
Her kan du markere flere brukere, f.eks. alle lærere med 100% stilling, og legge til en felles arbeidstid for dem alle. Bruk eventuelt tagger/grupper for raskt å kunne velge f.eks. gruppen 'Lærere' eller lignende.
Et opplagt sted å starte med timeplanleggingen er i de knappe lokalressursene, som gymsal, musikkrom osv. Man oppretter lokaler under 'Rom' i menyen til venstre. Deretter må man knytte rommet til fagene som skal holdes i lokalet under 'Fag- og timefordeling', og deretter lage en timeplan direkte i kalenderen for rommet.
Dette danner et godt grunnlag for resten av timeplanleggingen. Husk også å knytte lærer til fagene, slik at disse legges sammen i koblingen. Det kan også være en fordel om du allerede på forhånd har en plan for hvordan disse lokalene skal fordeles. Når du legger timeplaner direkte i lokaler, vil de nemlig ikke senere kunne flyttes på i selve klassens timeplan.
Vi anbefaler at du angir ferie- og helligdager før timeplanleggingen. Dette gjør du under 'Planlegging' > 'Skolerute'. Når du senere kopierer timeplaner ut på skoleårets uker, vil det ikke bli lagt fag på ferie- og helligdager i løpet av skoleåret.
Velg riktig skoleår og merk datoene som er ferie- og helligdager i løpet av skoleåret.
Med utgangspunkt i de ovennevnte punktene, vil du ha et godt grunnlag for å legge timeplaner. Her kommer noen gode råd til selve timeplanleggingsprosessen:
Velg en felles "grunnuke" for timeplanlegging, hvor du og dine kolleger legger timeplanene på tvers av klasser og kalendere.
Når fag og ressurser gradvis legges på tvers av klassene i samme uke, vil du kunne se skyggelagte områder i timeplanen som viser hvor lærere og lokaler er opptatt i andre klasser. Bruk skyggene for raskt å kunne legge fag uten å måtte sjekke mulighetene på tvers av timeplanene først.
Bruk antall timer på fagene som en rettesnor for å komme så nær ønsket antall timer som mulig. Det er svært sjeldent man treffer nøyaktig "0" på alle fag.
I noen tilfeller kan det være nyttig å ha flere faner åpne i nettleseren, for eksempel med 1A i én fane, 2A i en annen fane osv., slik at du raskt kan hoppe mellom timeplanene.
Når alle timeplanene er på plass i grunnuka, kan de raskt kopieres ut til resten av skoleåret (minus angitte ferie- og helligdager). Klikk på 'Kopier' i uken du har lagt timeplanen, velg hvilke uker det skal settes inn i, og klikk deretter 'Sett inn'.
Opprett skoleår
Opprett klasser
Opprett fag
Tildeling av arbeids- og undervisningstid
Introduksjon til fag- og lærerfordeling
I del 2 gjennomgås andre trinn du kan bruke som forberedelse før timeplanleggingen, inkludert:
Opprettelse av andre kalendere (personalmøter m.m.)
Arbeidstid
Rom og lokaler
Opprettelse av ferie- og helligdager
Tips til timeplanlegging i klasser
Del 1: Klar for fagfordeling med nytt skoleår og opprettelse av klasser/fag
1) Opprett skoleår
Start med å opprette det nye skoleåret ved å klikke på tannhjulet ⚙️ øverst til høyre > 'Skoleår'.
Klikk på pluss-ikonet for å opprette et nytt skoleår med start- og sluttdatoer.
2) Opprett klasser
Du kan nå opprette klassene for det nye skoleåret. Det gjør du under menypunktet ’Klasser’ i menyen til venstre; velg det opprettede skoleåret og deretter knappen ’Opprett klasse’.
Du kan opprette flere klasser samtidig, og for hver klasse velge om det skal importeres standardfag og standard timetall basert på Udir sine anbefalte og minimum timetall. Fordelen med denne funksjonen er at alle fag på forhånd opprettes med timetall per år/uke, og at de vil ha samme farge på tvers av klassene (norsk er rød, matematikk er gul osv.). I tillegg sparer du tid ved at du ikke trenger å opprette hvert av fagene enkeltvis etterpå.
Antallet timer på fagene kan redigeres etterpå, akkurat som du senere kan legge til flere fag i hver klasse hvis importstandarden ikke samsvarer 100% med din skoles fag.
Du kan selvfølgelig også velge å opprette klasser uten import av fag og timetall. Bare oppgi navnet på klassen og unngå å klikke på et klassetrinn ved siden av klassens navn, så opprettes klassen uten fag. Fag kan i stedet opprettes under 'Opprett fag' (se punkt 3).
3) Opprett fag
Når du har opprettet klasser (med eller uten fagimport i steg 2), kan du deretter gå til siden ’Fag’ under menyen ’Planlegging’ for å opprette flere fag eller tilpasse de eksisterende fagene og deres antall timer.
Klikk på den blå ’Opprett fag’-knappen øverst til høyre for å opprette nye fag, eller klikk på pluss-ikonet i kolonnen til en klasse for å legge til eksisterende fag. Når du klikker på pluss-ikonet til et eksisterende fag i en ny klasse, følger fagets farge med til den nye klassen.
For alle opprettede fag gjelder det at du kan klikke direkte på dem for å justere antallet timer (og i tillegg endre innstillinger for type fag eller ressurs, normal varighet, lærere og rom).
4) Tildeling av arbeids- og undervisningstid
'Tildele timer' finner du under menyen 'Planlegging'.
Med ‘Tildele timer’ kan du angi antall timer hver underviser skal ha i løpet av skoleåret, fordelt på arbeidstid og undervisning. Antallet tildelte undervisningstimer vil du senere se og bruke i fag- og lærerfordelingen (som gjennomgås i punkt 5).
Det er kun kolonnen 'Tildelt' for både arbeidstid, undervisning, oppgaver, forberedelse og vikartimer som kan redigeres for hver bruker. Du kan filtrere visningen til å vise en bestemt gruppe ansatte – f.eks. team, lærere eller pedagoger (se 'Grupper' for mer informasjon om gruppering av ansatte).
5) Introduksjon til fag- og lærerfordeling
Du er nå klar til å bruke fag- og lærerfordelingen i Docendo, som du finner under menyen 'Planlegging'.
Merk at fag- og lærerfordelingen kan brukes både som et verktøy av ledelsen eller av enkelte ansatte. Tilgangen til fagfordelingen kan du som administrator styre fra 'Brukerrettigheter' under tannhjulet ⚙️ øverst til høyre.
I fag- og lærerfordelingen ser du til venstre en liste over skolens personale. Ved siden av hver person vises totalen av fag- og undervisningstimer som foreløpig er blitt knyttet til den ansatte. Klikker du på en person, kan du se detaljene for hvilke fag og timer vedkommende er tildelt, samt sammenligne de tildelte fag- og undervisningstimene med den tildelte undervisningstiden fra ’Tildele timer’ (som gjennomgått i steg 4). Midt på siden ser du alle klasser og deres fag.
Klikk på et fag for å knytte en underviser til faget, og eventuelt et rom, og klikk deretter ’Oppdater fag’. Når du har knyttet en underviser til faget, vil du umiddelbart se en oppdatert oversikt over underviseren sine tildelte fag og undervisningstimer i oversikten til venstre.
For å tilpasse oversikten kan du øverst til høyre velge å se kun de fagene som mangler undervisere. Dette kan gi bedre oversikt, ettersom fagene gradvis forsvinner fra klasseoversikten og over til venstresiden etter hvert som de får tildelt undervisere.
I tillegg kan du bruke filtreringsmulighetene for trinn og avdelinger for å fokusere på akkurat de trinnene og avdelingene du vil jobbe med.
TIPS: Dette er spesielt nyttig for avdelinger som selv fordeler fag- og undervisningstimer blant medlemmene og kun skal fokusere på avdelingens eller trinnets egne timer.
Hvert fag inneholder også en logg, slik at du kan se hvem som sist redigerte faget. Bare klikk på faget og velg fanen 'Historikk'.
Del 2: Andre forberedelser før timeplanlegging
6) Opprett andre kalendere
Hvis dere ønsker at personalmøter og lignende skal legges inn i Docendo, kan dere opprette kalendere for dette under 'Andre kalendere' i menyen til venstre. Dette kan f.eks være en kalender med navnet 'personalmøter' hvor du oppretter fag under typen 'øvrige oppgaver'. Her kan du f.eks opprette personalmøter for ulike trinn eller grupperinger av lærere (se 'Grupper' for mer informasjon om gruppering av ansatte), og legge de gjeldene ansatte til under 'legg til lærer'.
Det er anbefalt å legge inn personalmøter i timeplanen, da dette på lik linje med andre aktiviteter i ansattes kalendere, vil markeres som en skyggelagt blokkering når det legges undervisning og ressurser inn i andre timeplaner.
7) Arbeidstider
Å legge inn arbeidstider kan være en fordel før man planlegger timeplaner i klassene, da de enkelte lærere og pedagoger sin arbeidstid vil vise når man prøver å legge inn et fag tilknyttet den ansatte. Med arbeidstider er det derfor lettere å plassere fag og ressurser i tidsrom der læreren eller pedagogen er tilgjengelig. Dette er samtidig en funksjon som gjør det enklere å få oversikt over hvilke vikarer som er tilgjengelige i den daglige vikarhåndteringen. Arbeidstid markeres med en blå bakgrunnsfarge og kan overlappe med konkrete aktiviteter som undervisning, møter, tilsyn mm.
Funksjonen finner du i hver bruker sin kalender under knappen 'Arbeidstider'. En oppsummering av arbeidstiden for skoleåret kan når som helst finnes under 'Oppgaveoversikt' i hver bruker sin kalender.
Det er mulig å legge til arbeidstider for flere ansatte samtidig ved å klikke på tannhjulet ⚙️ øverst til høyre > 'Kalendere' > 'Legg til arbeidstid'.
Her kan du markere flere brukere, f.eks. alle lærere med 100% stilling, og legge til en felles arbeidstid for dem alle. Bruk eventuelt tagger/grupper for raskt å kunne velge f.eks. gruppen 'Lærere' eller lignende.
8) Rom og lokaler
Et opplagt sted å starte med timeplanleggingen er i de knappe lokalressursene, som gymsal, musikkrom osv. Man oppretter lokaler under 'Rom' i menyen til venstre. Deretter må man knytte rommet til fagene som skal holdes i lokalet under 'Fag- og timefordeling', og deretter lage en timeplan direkte i kalenderen for rommet.
Dette danner et godt grunnlag for resten av timeplanleggingen. Husk også å knytte lærer til fagene, slik at disse legges sammen i koblingen. Det kan også være en fordel om du allerede på forhånd har en plan for hvordan disse lokalene skal fordeles. Når du legger timeplaner direkte i lokaler, vil de nemlig ikke senere kunne flyttes på i selve klassens timeplan.
9) Opprettelse av ferie- og helligdager
Vi anbefaler at du angir ferie- og helligdager før timeplanleggingen. Dette gjør du under 'Planlegging' > 'Skolerute'. Når du senere kopierer timeplaner ut på skoleårets uker, vil det ikke bli lagt fag på ferie- og helligdager i løpet av skoleåret.
Velg riktig skoleår og merk datoene som er ferie- og helligdager i løpet av skoleåret.
10) Tips til timeplanlegging i klasser
Med utgangspunkt i de ovennevnte punktene, vil du ha et godt grunnlag for å legge timeplaner. Her kommer noen gode råd til selve timeplanleggingsprosessen:
Velg en felles "grunnuke" for timeplanlegging, hvor du og dine kolleger legger timeplanene på tvers av klasser og kalendere.
Når fag og ressurser gradvis legges på tvers av klassene i samme uke, vil du kunne se skyggelagte områder i timeplanen som viser hvor lærere og lokaler er opptatt i andre klasser. Bruk skyggene for raskt å kunne legge fag uten å måtte sjekke mulighetene på tvers av timeplanene først.
Bruk antall timer på fagene som en rettesnor for å komme så nær ønsket antall timer som mulig. Det er svært sjeldent man treffer nøyaktig "0" på alle fag.
I noen tilfeller kan det være nyttig å ha flere faner åpne i nettleseren, for eksempel med 1A i én fane, 2A i en annen fane osv., slik at du raskt kan hoppe mellom timeplanene.
Når alle timeplanene er på plass i grunnuka, kan de raskt kopieres ut til resten av skoleåret (minus angitte ferie- og helligdager). Klikk på 'Kopier' i uken du har lagt timeplanen, velg hvilke uker det skal settes inn i, og klikk deretter 'Sett inn'.
Oppdatert: 26/11/2024