Vikarløn

Automatisk udregning af vikarløn

Du kan få et smart udtræk af timer til indberetning af vikarløn for jeres timelønnede vikarer. Dette skulle gerne gøre det nemmere for jer at indberette den korrekte løn for jeres timeansatte vikarer - uden for mange manuelle handlinger. Funktionen er tilgængelig for skolens administratorer.

Sådan gør du

1) Klik på Vikarløn

2) Klik på Opsætning og følg de fem trin

3) Opret ansættelser og udpeg vikarer

For at oprette ansættelser for personalet på skolen skal du:

Vælge de relevante personer.
Klikke på "Tilføj ansættelser".

Sådan vælger du, om en ansættelse skal inkluderes i vikarlønsindberetningen

Når du klikker på "Gem", skal du tage stilling til, om alle ansatte med den pågældende ansættelse skal inkluderes i vikarlønsindberetningen.

Typiske ansættelsestitler, der bør indberettes, inkluderer for eksempel:

Lærervikar
Pædagogvikar

Omvendt skal denne indstilling oftest kke aktiveres for faste stillinger som:

Lærer
Pædagog

Du kan evt. vælge at anvende 'Grupper' til at filtrere f.eks. "Vikarer" eller "Lærere" frem og give dem de korrekte ansættelser. En ansat kan godt tildeles flere ansættelser.

Hvis der ikke er tilknyttet en ansættelse, eller hvis brugeren ikke er tilknyttet vikarløn, vil den korrekte vikarløn ikke blive beregnet

5) Gå til trin 2 og opsæt regler for, hvornår hvilke ansættelser skal anvendes

Disse regler hjælper Docendo med automatisk at beregne den korrekte vikarløn for hver lektion. Det sparer tid, minimerer fejl og sikrer, at lønnen bliver korrekt indberettet.

1. Grundregler for de fleste skoler

Hvis en vikar dækker en lærer, registreres lektionen som “Lærervikar”.
Hvis en vikar dækker en pædagog, registreres lektionen som “Pædagogvikar”.

2. Hvorfor rækkefølgen af reglerne betyder meget

Reglerne prioriteres fra top til bund.
Den øverste regel “overtrumfer” reglerne under den.
Hvis en lektion matcher flere regler, bruger Docendo den første regel, den finder.

⚠️Vigtigt: Sidste regler på listen

Reglerne, der starter med:

"Hvis man er vikar som [rolle], skal det tælle som [vikartype]" skal altid stå nederst på listen.

Eksempler:

Når en vikar dækker en lærer, registreres det automatisk som Lærervikar.
Når en vikar dækker en pædagog, registreres det automatisk som Pædagogvikar.

Det er vigtigt, at disse regler står nederst, fordi Docendo læser reglerne fra top til bund. Den første regel, der passer, bliver brugt. Hvis denne regel står højere oppe, kan den blive overskrevet af mere generelle regler, og vikarlønnen bliver forkert.

Hvis der står: "Hvis brikken hedder ........" , er det vigtigt at være præcis med store og små bogstaver, da Docendo ellers ikke vil genkende brikken korrekt.

Husk at inkludere alle undtagelser og situationer

Alle situationer, hvor en anden regel skal gælde (fx SFO-tid, klubtid, specielle aktiviteter), skal også oprettes som regler.
På den måde sikrer du, at vikarlønnen bliver korrekt i alle situationer, ikke kun i almindelige lektioner.

6) Opsæt regler for mellemtimer, morgenminutter og minimum antal timer pr. dag

I trin 3, 4 og 5 kan du definere regler for:

Mellemtimer – hvordan disse skal tælles automatisk.
"10-minutter-før-om-morgenen" – om disse minutter skal medregnes i arbejdstiden.
Minimum antal timer pr. dag – hvordan dette skal håndteres for at sikre korrekt registrering.

Ved at opsætte disse regler hjælper du Docendo med at automatisere beregningen af arbejdstid og vikarløn, så det passer til skolens praksis.

Når du har opsat disse regler, vil Docendo automatisk hente et udtræk for en periode for alle med timeansættelsestyper og forsøge at tildele både ekstra tid og påsætte de rigtige ansættelser, afhængig af de regler, du har opsat for skolen.

Ønsker du, at en lektion skal tælles på en anden ansættelsestype end den automatisk valgte, kan du efterfølgende ændre dette.

Når der er tildelt en ansættelse for alle lektioner på en specifik dag, er det efterfølgende muligt at ændre status for dagen til enten "Godkendt" eller "Indberettet til lønsystem."

Opdateret den: 09/10/2025