Artikler om: Vikardækning

Vikarhåndtering i Docendo – sådan sætter du vikar på

I Docendo har skolerne mulighed for nemt at håndtere vikardækning. Denne guide viser, hvordan du registrerer både interne og eksterne vikarer, sender beskeder til dem og bruger filtreringsmuligheder for at få overblik over lektioner, der skal dækkes.

1. Sæt vikar på en eller flere lektion

For at sætte en vikar på en lektion starter du med at kigge på alt det, der ligger over den mørkegrå streg. Det er de lektioner, som skal vikardækkes. Ud til venstre kan du se underviserne, og vandret kan du se lektionerne.

Vikardækning

Når du klikker på en lektion, åbnes den til højre, hvor du får et overblik over oplysningerne for lektionen:

  • Vælg vikar: Feltet hvor du kan vælge, hvilken vikar der skal dække lektionen.
  • Hvem der vikardækkes for: Viser hvilken lærer, lektionen tilhører.
  • Andre tilstede i klassen: Viser om der er andre undervisere på lektionen.
  • Status: Viser om vikardækningen er håndteret eller ej.
  • Vikarnoter: Her kan du skrive en note til vikaren med relevant information.

Sådan sætter du en vikar på


Anbefalet metode

  • Den nemmeste måde at sætte en vikar på er at klikke på lektionen og derefter på plus-ikonet nedenunder
  • Det tilføjer vikaren direkte til lektionen.
  • Du kan med fordel holde Command (Mac) eller Control (Windows) nede for at vælge flere lektioner på én gang og derefter trykke på plus for at tilføje den samme vikar til alle de valgte lektioner.

(Du kan læse mere om Command-/Control-funktionen her.)


Alternativ metode

  1. Klik på feltet Vælg vikar.
  • Undervisere/medarbejdere markeret med rød har allerede lektioner på dette tidspunkt.
  • Undervisere/medarbejdere markeret med blå har markeret, at de er til rådighed.
  • Undervisere/medarbejdere markeret med hvid har ikke oplyst noget om tilgængelighed.
  1. Vælg den ønskede vikar.

Tip: Hvis du vil sætte den samme vikar på flere lektioner samtidigt, kan du holde Command (Mac) eller Control (PC) nede, mens du vælger lektionerne.

For mere detaljeret vejledning om oprettelse af vikarer kan du læse mere her


2. Lærer som vikar for en anden lærer

Når en lærer skal vikariere for en anden, er der to måder at registrere dette på i Docendo – afhængigt af, hvordan du ønsker, at lektionen skal fremgå i medarbejdernes opgaveoversigt.

Før du vælger metode: Klik først på den eller de lektioner, du ønsker at vikardække. Herefter kan du vælge en af de to muligheder:


1.Find læreren i feltet “Vælg vikar”

  • Øverst i vikardækningen findes en søgeboks, hvor du kan finde den lærer, der skal vikariere.
  • Skriv navnet på vikaren, og vælg den korrekte lærer.
  • Bemærk: Denne metode gør, at lektionen vil fremgå under vikartimer i opgaveoversigten for vikaren.

2. Rediger undervisere

  • Gå ned til den pågældende lektion og klik på skruenøgle-ikonet under "Rediger underviser(e)"
  • Her kan du ændre underviseren for lektionen, hvilket sikrer, at vikaren får korrekt undervisningstillæg.
  • Bemærk: Når du bruger denne metode, vil lektionen blive vist som undervisning i vikarenes opgaveoversigt. Samtidig fjernes lektionen fra den oprindelige lærers opgaveoversigt, så den kun fremgår under vikaren.

3. Filtrering af lektioner og vikarlister

Docendo tilbyder flere filtre, som gør det lettere at få overblik over de lektioner, der skal dækkes:

a) Skjul lektioner uden fravær

  • Øverst ved "Vis alle lektioner" kan du slå til "Skjul lektioner uden fravær".
  • Dette fjerner lektioner, som ikke kræver vikardækning, og giver et mere overskueligt overblik.

b) Filtrering efter grupper

  • Hvis du skal bruge eksterne vikarer, kan du filtrere efter grupper:
    • Klik på VIkarer → Vælg filter → Grupper → vælg fx “Vikarer”, hvis du har oprettet dem som en gruppe.
    • Hvis vikarerne har registreret deres arbejdstid, vises det med lyseblå markering, hvor de kan arbejde, og hvilke lektioner der mangler dækning. Vigtigt: Vikarerne skal selv registrere deres tilgængelighed. Se guiden her.

c) Andre nyttige filtre

  • Har aflyste timer: Viser hvilke lærere, der har lektioner, som er aflyst, og som derfor eventuelt kan tage vikartimer.
  • Har rådighedstimer: Viser hvilke lærere, der har markeret, at de er til rådighed og kan tage ekstra lektioner eller vikartimer.
  • Er to eller flere samtidig i en klasse: Viser hvilke lærere der allerede er tilknyttet samme klasse på samme tidspunkt – nyttigt, når man planlægger intern vikardækning.

4. Send besked til vikaren

Når du har vikardækket alle de ønskede lektioner, kan du sende besked til alle dagens vikarer på én gang.

Trin-for-trin:

Klik på "Send besked" nederst i højre hjørne

  • OBS: Det er vigtigt, at vikarerne/medarbejderne har registreret et telefonnummer på deres brugerprofil.

  1. Et vindue åbner, hvor du kan klikke på "Vælg dagens vikarer".
  • De vikarer, der er brugt som dagens vikarer, bliver markeret med rødt.
  • Her kan du vælge, om beskeden skal sendes som SMS eller e-mail – dette kan til- eller fravælges i kolonnen efter vikarens navn.
  1. Opret en standardbesked til vikarerne, eller vælg en af de beskeder, du tidligere har oprettet.
  • Det er vigtigt, at beskeden indeholder, at vikaren evt. skal vende tilbage og bekræfte, om de kan tage lektionen.
  1. Når beskeden er klar, klik på "Send besked" for at sende til alle dagens vikarer på én gang.
  • Herefter foregår kommunikationen som en normal SMS- eller e-mail-korrespondance uden for Docendo.


Eksempel på besked:

5. Status for vikarhåndtering

  • Efter hver undervisers navn vises status for vedkommendes lektioner, så du kan se, om vikardækningen er håndteret.
  • Når du har sat en vikar på en lektion, bliver brikken for lektionen grøn.
  • Når alle lektioner for en fraværende underviser er dækket, vil cirklen efter underviserens navn også være grøn, hvilket indikerer, at alle lektioner er håndteret.

6. Yderligere information

For mere detaljeret vejledning om vikarhåndtering og relaterede funktioner kan du læse følgende artikler:

Opdateret den: 09/10/2025