Sådan opretter du en transaktionsjournal til kommunens lønkontor

For at oprette en transaktionsjournal, som kan sendes til kommunens lønkontor og derefter indtastes i jeres lønsystem, skal du gøre følgende:

1) Gå til 'Tandhjulet' og vælg 'Løn tillæg'

• Åbn systemets hovedmenu og klik på 'Tandhjulet' (indstillinger)
• Vælg herefter 'Løn tillæg'
  Hvis skolen ikke allerede har valgt et lønsystem, bliver du bedt om at vælge mellem:
  ✅ KMD Opus
  ✅ SD Løn

2) Overblik over filtre

Inde i løntillægsmodulet ser du fire filtre:

• Alle
• Lønbrøk
• UV-tillæg
• Opgaver

✅ Sørg for at du står i det korrekte skoleår, før du genererer data.

Vælg filter afhængigt af jeres lønsystem:

3) Lønbrøk

Når du vælger filteret "Lønbrøk", kan du hente oplysninger om:

• Bruttoarbejdstid for alle ansatte
• Ansættelsesbrøk, fx 0,75 for en deltidsansat
• Beregningsperiode
• Systemet beregner dette automatisk baseret på de oplysninger I selv har indtastet under "Årsnorm" -> "Normberegning"

Bemærk:

• Hvis I bruger SD Løn, skal oplysninger om lønbrøk typisk medsendes i transaktionsjournalen
• Ved KMD Opus håndteres lønbrøken ofte direkte i lønsystemet, så det er ikke altid nødvendigt at inkludere den

Når du har tjekket og eventuelt justeret oplysningerne, kan du fortsætte med de øvrige filtre.

4) Uv-tillæg for timer over 750

Når du vælger filteret "UV-tillæg", har du mulighed for at klikke på knappen "Hent UV-timer over 750".
Systemet genererer herefter en liste med alt det personale, der er tildelt undervisning ud over 750 timer i det valgte skoleår.

Vigtigt at være opmærksom på:
⚠️ Udtrækket baseres på "Tildelt" undervisning, som I også kan se under fanen "Årsnorm".

Derfor anbefaler vi, at I først går til "Årsnorm", hvor I kan:

✅ Sortere på tildelt undervisning
✅ Kontrollere, at alle medarbejderes undervisningstimer er registreret korrekt

Særlige forhold ved manglende integration med lønsystem

Hvis skolen/kommunen ikke har en aktiv integration mellem jeres lønsystem og Docendo, gælder følgende:

• Systemet har ikke adgang til CPR-numre og personale-roller
• Det betyder, at Børnehaveklasseledere (BKL) fremgår i UV-listen, selvom deres undervisningstimetal gerne må overstige 750 timer
  ✅ I disse tilfælde skal I manuelt kontrollere og eventuelt rette tallene for Børnehaveklasseledere, så der ikke fejlagtigt udløses UV-tillæg til dem.

Når listen er gennemgået og eventuelle rettelser er foretaget, kan du fortsætte med næste trin: Opgaver, som også skal med i transaktionsjournalen.

5) OPGAVER med tillæg – fx DSA, Matematikvejleder og lignende

Når I vælger det sidste filter, "Opgaver", har du mulighed for at tildele tillægskoder til udvalgte opgaver og derefter lave et udtræk over alle opgaver med tillæg.

Sådan gør du:

1️⃣ Først skal I selv oprette de relevante tillægstyper under fanen "Tillægstyper".

Eksempler kan være:

• DSA-tillæg
• Matematikvejleder-tillæg
• Ressourcelærer-tillæg
• Andre lokale eller centrale funktionstillæg

2️⃣ Når de ønskede tillægstyper er oprettet, går du tilbage til fanen "Tillæg" og klikker på "Tilføj tillægstyper til opgaver".

3️⃣ Systemet viser en oversigt over opgaver, hvor du kan tilknytte de korrekte tillægstyper.

4️⃣ Når du er færdig med at tildele tillægstyper, lukker du popup-vinduet.
5️⃣ Klik herefter på "Hent opgaver med tillæg".

Systemet genererer nu en liste over alle medarbejdere, der er tildelt opgaver med tilhørende tillæg.

Vigtigt at huske

• Gennemgå listen grundigt og sikre, at alle relevante medarbejdere er kommet med
• Tjek at tillæg og koder stemmer overens med jeres lokale og centrale aftaler

Når listen er kontrolleret og alle oplysninger er på plads, kan du samle transaktionsjournalen:

1️⃣ Klik på filtret "Alle", så du får en samlet visning over:

• Lønbrøk (hvis relevant)
• UV-tillæg for timer over 750
• Opgaver med tillæg

Manuel oprettelse, redigering og sletning af tillæg

Ud over de automatiske funktioner har du mulighed for manuelt at:

✅ Oprette nye tillæg, hvis en medarbejder har et særligt tillæg, der ikke fremgår automatisk
✅ Redigere eksisterende tillæg, fx hvis der skal rettes i beløb eller tillægstype
✅ Slette tillæg, hvis noget er registreret forkert eller ikke længere er relevant

Sådan gør du:

• Gå til fanen "Løn tillæg"
• Find den relevante medarbejder eller opgave. Klik på tillægget for at slette eller redigere det.
• Klik på "Opret tillæg" for at oprette et ny

Husk:

• Sørg altid for, at tillægstyper og beløb følger de lokale og centrale aftaler
• Ændringer slår igennem i transaktionsjournalen med det samme

Når du har tilføjet eller rettet alle nødvendige tillæg, kan du samle transaktionsjournalen.

Samling og download af transaktionsjournal

Når alle data er kontrolleret:

1️⃣ Klik på filtret "Alle", så du får en samlet visning over:

• Lønbrøk (hvis relevant)
• UV-tillæg for timer over 750
• Opgaver med tillæg

2️⃣ Klik herefter på "Download til Excel".

Efterfølgende tilretning

Systemet genererer nu en Excel-fil, der indeholder de data, jeres lønkontor har brug for.

Bemærk:

• Du skal manuelt tilføje CPR-nummer, medarbejdernummer eller andre oplysninger, som jeres lønkontor beder om, hvis disse ikke allerede er tilgængelige via integration
• Sørg for at tjekke, hvilke felter lønkontoret kræver for korrekt import i jeres lønsystem

Når filen er udfyldt, kan den sendes videre til kommunens lønkontor, så tillæggene kan blive indtastet i lønsystemet.

Opdateret den: 29/06/2025