Artikler om: Docendo ZEN - Automatisk Skemalægning

Docendo ZEN - Automatisk Skemalægning med udgangspunkt i færdig fagfordeling

Denne guide gennemgår, hvordan du bruger Docendo ZEN til automatisk skemalægning. Docendo ZEN kan bruges med afsæt i din skoles fagfordeling (se klargøring af fagfordeling før automatisk skemalægning for mere info). Formålet er at få dannet et grundskema for skoleåret, som du afsluttende kan importere til Docendo Fleksibel Skemalægning, hvor den øvrige planlægning af løbende møder, vikardækning mm. finder sted. Docendo ZEN hjælper dig altså primært med at få lavet skemaer til din skoles klasser, og efterfølgende kan du tilføje tilsyn/gårdvagt-skemaer, SFO-skemaer, mødekalendere mm. i Docendo Fleksibel Skemalægning.


Docendo ZEN er bygget op om en kraftfuld optimeringsmotor og en let tilgængelig brugerflade, hvor et klik på PLAY-knappen sætter gang i automatisk skemalægning, som gennemgår mange tusinde skemaudgaver for dig. Inden du sætter gang i den automatiske skemalægning, anbefaler vi, at du læser alle punkter i denne guide, så du har en overordnet idé om, hvilke muligheder du har for at angive regler og bindinger for skemalægningen. 


Derudover kan guiden bruges som en trin-for-trin-guide, så du tages i hånden hele vejen. Vi gennemgår mulighederne for at angive forskellige indstillinger for klassers fag, regler for placering af fag, bindinger, blokerede lektionstider, nedsat tid for undervisere, samlæsning af fag mm. 


Guiden afsluttes med et indblik i, hvordan PLAY-knappen sætter gang i skemalægningen og optimerer på baggrund af de regler/indstillinger, du har valgt at indtaste, og hvordan færdige skemaer overføres til Docendo Fleksibel Skemalægning.


Guiden består af følgende punkter:


1) Generelt: overførsel af fagfordeling og klargøring med grundlæggende indstillinger


2) Bløde og hårde regler for klassernes fag


3) Blokering af lektionstider og undervisere på nedsat tid


4) Generelle regler for fag


5) Tilføjelse af teammøder og andet, der ikke er undervisning


6) Fastlåse fag til forudbestemte lektionstider


7) Skemaoptimering/sæt automatisk skemalægning i gang


8 ) Overførsel af færdige skemaer til Docendo Fleksibel Skemalægning



1. Generelt: overføre fagfordeling og grundlæggende indstillinger


a) Overfør fagfordeling til Docendo ZEN

For at gå til Docendo ZEN Automatisk Skemalægning skal du stå på fagfordelingssiden (Planlægning > Fagfordeling) i Docendo Fleksibel Skemalægning. Den færdige fagfordeling overføres ved at klikke på ‘Overfør til automatisk skemalægning’. Angiv dernæst standardlektionslængde (f.eks. 45 min.).




Når fagfordelingen er overført, vil det fremgå øverst til højre:





Klik dernæst på ‘Gå til automatisk skemalægning’.





Der åbnes en ny fane, der tager dig til Docendo ZEN.



b) Skemaversioner del 1: din fagfordeling klar til skemalægning

Det første du ser, når du er logget på Docendo ZEN, er et overblik over skemaversioner. Du vil indledningsvis have én skemaversion, som svarer til alt data, du netop har overført fra din færdige fagfordeling.




Skemaversionen rummer derfor den grundlæggende information om lokaler og undervisere, og hvordan de er koblet på forskellige fag i de forskellige klasser, samt hvor mange undervisningstimer, der skal skemalægges for fagene.


Start med at klikke på skemaversionen for at få adgang til data og skemaer for netop denne version. 


Du kan når som helst vende tilbage til skemaversion-overblikket ved at klikke på d’et øverst til venstre på siden.



c) Dashboard - din skoles grunddata og lektionstider

Når du har klikket dig ind på en skemaversion, ser du først siden ‘Dashboard’. Dashboard viser dig et resumé over det antal klasser, undervisere og lokaler, som skemaversionen indeholder. Du kan klikke på hver af kategorierne for at se navnene på klasser, undervisere og lokaler.




Da din skemaversion er baseret på den færdige fagfordeling, skal du sandsynligvis ikke redigere disse oplysninger.


Vigtigst er det, at du klikker på ‘Lektionstider’ og her angiver din skoles maksimale antal lektioner samt specifikke lektionstider. Senere får du mulighed for at begrænse antallet af lektioner per klassetrin og per dag.


  • Tilpas først antallet af lektioner med fjern/tilføj-knapperne
  • Indtast lektionstiderne


En pause mellem lektioner skal ikke angives som en lektion. I eksemplet på billedet er der pause mellem lektion 2 og 3, hvor der altså er en halv time (pausen) mellem de to lektioner.




Klik ‘Opdatér’, når du har tilpasset tiderne, og du er klar til at gå videre til at arbejde med skemaerne.


Du kan når som helst vende tilbage til Dashboard via menupunktet i toppen af siden.



d) Tre forskellige skemavisninger til at se skemaer for klasser, undervisere og lokaler

I toppen af siden i menulinjen, finder du ‘Fag’, ‘Skemaoverblik’ og ‘Skemaer’. Hver af disse sider viser din skoles skemaer på forskellige måder. Der er altså tale om samme skemadata, men du kan hoppe mellem disse sider for at få forskellige perspektiver på dit skemadata. 




Fag-visningen viser dig til venstre et overblik over klassernes fag og ugentlige antal lektioner.




Til højre kan du klikke på et skema for at forstørre det og se alle relaterede skemaer - dvs. de undervisere, lokaler og klasser, der i en eller anden forstand har forbindelse til hinanden (f.eks. klassens undervisere, faglokaler eller klasser, som den valgte klasse har samlæsning med).




Skemaoverblik-visningen viser dine skemaer set fra et ‘helikopterperspektiv’.




Skemaer-visningen viser store versioner af skemaerne, og du kan vælge hvilket skema, du vil have fremhævet ved at vælge det i overblikket over de små skemaer til højre.




Fælles for de tre visninger er, at du kan hoppe mellem at se klasser, undervisere eller lokaler.




Hvilken af disse visninger, du bruger, er op til dig og du kan vælge dem efter behov, når du brug for forskellige overblik. Du kan på alle visningerne foretage indtastning af regler og bindinger, som vi vender tilbage til senere i guiden.


e) Fjerne skemabrikker, der ikke skal indgå i automatisk skemalægning

Da du overførte fagfordelingen, fulgte alle skemabrikker fra klasserne med i skemaversionen i Docendo ZEN. Hvis der blandt de overførte skemabrikker er aktiviteter/fag, der ikke skal indgå i automatisk skemalægning, skal de fjernes fra klassen i Docendo ZEN. 


Det kan f.eks. være HOLD-timer eller støttetimer, der skal kobles udvalgte læreres/pædagogers timer på klassens eksisterende fag, og som typisk planlægges, efter grundskemaet er lagt (det er også muligt at koble denne type timer sammen med forudbestemte fag - se afsnittet om parallellægning af fag).


For at slette HOLD- eller støttetimer fra automatisk skemalægning, skal du finde klassen og klikke på skemabrikken. Klik derefter på skraldespand-ikonet for at fjerne skemabrikken.



Faget/skemabrikken fjernes kun i relation til Docendo ZENs automatiske skemalægning - dvs. faget er stadig en del af fagfordelingen og opgaveoversigterne, du tidligere har lavet.



f) Skemaversioner del 2: om at eksperimentere med forskellige skemaudkast

Ved at klikke på d’et øverst til venstre, kommer du tilbage til overblikket over skemaversioner. Når du tager hul på indtastning af regler og bindinger og sætter gang i automatisk skemalægning, kan du når som helst vende tilbage til skemaversion-overblikket for at lave en kopi af skemaversionen, du arbejder med. Det kan f.eks. være brugbart, hvis du har nået et punkt, hvor skemaerne er tilfredsstillende, men du ønsker at eksperimentere med nogle ændringer for at se, om det skaber bedre skemaer. Skulle ændringerne vise sig ikke at være brugbare, kan du når som helst vende tilbage til den tidligere version.


Klik på de tre prikker ud for skemaversionen > ‘Duplikér’ for at lave en kopi af versionen, og giv den et navn (f.eks. versionsnummer, en score, en dato, klokkeslæt eller lignende), så du kan skelne mellem versionerne.




Når du arbejder i én skemaversion, påvirkes skemaer ikke i de andre skemaversioner. 
Du kan lave så mange skemaversioner, du har brug for.


2) Bløde og hårde regler for klassernes fag

Vi tager i det følgende udgangspunkt i visningen ‘Fag’ for at gennemgå mulighederne for at lave en række bløde og hårde regler for klassernes fag.


Klik på et fag i en bestemt klasse for at få adgang til indstillingerne for faget.


a) Bløde regler

Her kan du angive, om du foretrækker, at eksempelvis matematik skal forsøges samlet på én dag eller spredes ud på ugen, og om det skal placeres tidligt eller sent på dagen. Vælger du ‘Ingen’, vil faget blive placeret tilfældigt. 


Bemærk; der er tale om ‘bløde regler’, som Zen kan gå på kompromis med - f.eks. hvis for mange fag skal optimeres til at lægge tidligt på dagen.


b) Hårde regler, avanceret

Klik på ‘Avanceret’ for at få adgang til indstillinger for antal sammenhængende lektioner, samt muligheden for at angive forskellige undervisere/lokaler per lektionssæt (hvis du har brug for at afvige fra fagfordelingens indstillinger i enkelte lektioner).



I eksemplet ovenfor har vi markeret, at 5 lektioners matematik skal fordeles som 2 sammenhængende lektioner og 3 enkeltstående lektioner. Vi har også markeret, at én af disse lektioner skal foregå i Lokale 313.


Et andet oplagt eksempel er idræt, som typisk skal være en dobbeltlektion.


Husk at sikre dig, at du ender med det korrekte totale antal lektioner for klassen, når du klikker på plus-/minus-knapperne.


Bemærk; der er tale om ‘hårde regler’, når du laver indstillinger i avanceret-vinduet. For mange hårde regler, vil gradvist gøre det sværere og sværere at få skemaer til at ‘gå op’. Vi anbefaler at prioritere de vigtigste regler i første skemaoptimering og først tilføje flere regler efter behov efterfølgende.



3. Blokering af lektionstider og undervisere på nedsat tid

I alle skemaer (klasser, undervisere, lokaler) har du mulighed for at blokere lektionstider i alle typer skemaer. F.eks. når et lokale er lånt ud i et bestemt tidsrum, en klasse skal have fri senest kl. xx:xx, eller hvis en underviser har nedsat tid eller lignende.


a) Låse bestemte lektionstider for klasser, lokaler og undervisere

For blokere bestemte lektionstider i et skema, skal du klikke ind på en klasse, et lokale eller en underviser. F.eks. her, hvor vi vælger 3.A.



Efterfølgende kan du aktivere funktionen ‘Blokér lektionstider’ øverst til højre.



Klik nu ‘blokér’ for de lektionstider, hvor det ikke skal være muligt at lægge skemabrikker. Blokerede lektionstider markeres med grå streger som vist på billedet ovenfor. Når den automatiske skemalægning går i gang, vil der ikke kunne placeres fag i disse tidsrum. For at forlade indstillingerne for blokerede lektionstider, klik på funktionen øverst til højre igen.


Samme logik gælder, hvis du går til et lokaleskema, hvor f.eks. idrætshallen er lånt ud til ekstern part i et bestemt tidsrum…



…eller hvis en underviser ikke skal have skemalagt opgaver i bestemte tidsrum grundet særlige mødetider.



Du kan også blokere lektionstider på tværs af skemaer på én gang. F.eks. hvis du vil blokere sidste og anden sidste lektion i indskolingsklasserne. For at gøre dette, skal du vælge visningen ‘Skemaoverblik’ i toppen > vælge klasserne for blokeringen > aktivere blokeringsfunktionen > blokere udvalgte lektionstider for alle klasserne på én gang.



b) Underviser på nedsat tid - bestemt eller tilfældig dag

Muligheden for at blokere lektionstider for en underviser, kan også bruges til at blokere en hel fridag ifm. nedsat tid. Det er også muligt at oprette en tilfældig fridag.


For at indstille en fridag ifm. nedsat tid, aktivér ‘Blokér lektionstider’, og blokér lektionstider på dagen.



Er den ugentlige fridag derimod ikke fastlåst, kan du oprette en tilfældig fridag til underviseren. En tilfældig fridag vil placere sig vilkårligt på en af ugens dage ift. de andre indstillinger og regler, du foretager dig på tværs af skemaversionens data. Fridagen vil med andre ord placere sig dér, hvor det optimeringsmæssigt giver mest mening for at få skabt brugbare skemaer.


For at gøre dette, vælge skemaet for underviseren, klik ‘Opret fag’, og angiv titlen, f.eks. ‘Skemafri dag’. Angiv antallet af lektioner svarende til det maksimale antal lektioner, du tidligere har angivet på dashboardet for skemaversionen - f.eks. som her i eksemplet 8, da dette er antallet af daglige lektionstider, vi har angivet. Klik ‘Opret’.



Åbn derefter brikken, aktivér ‘Avanceret’-funktionen og lav 8 sammenhængende lektioner og slet resten. Klik ‘Opdatér’.



Som resultat oprettes en skemafri dag i form af 8 sammenhængende brikker, som placerer sig i skemaet og blokerer for, at der kan skemalægges noget på dagen.



Bemærk, at den skemafri dag først vil begynde at blokere for andre fag, når optimeringen/automatisk skemalægning sættes i gang. Det er ikke unormalt, at den i første omgang placerer sig i overlap med eksisterende fag.


Bemærk også, at blokeringer og skemafri dage er hårde regler. For mange hårde regler, vil gradvist gøre det sværere og sværere at få skemaer til at ‘gå op’. Vi anbefaler at prioritere de vigtigste regler i første skemaoptimering og først tilføje flere regler efter behov efterfølgende.



4. Generelle regler for fag

I denne del gennemgår vi, hvordan du kan lave indstillinger for fag på et overordnet og generelt niveau, som gør sig gældende for alle klasser, der har de pågældende fag, du laver indstillingerne for. Det gælder følgende indstillinger:


  • Fag, der ikke må ligge samme dag
  • Fag, der skal starte bestemte lektioner
  • Fag, der skal følge hinanden (samlæsning)


a) Fag, der ikke må ligge samme dag

I nogle tilfælde giver det mening at sørge for, at to fag ikke bliver skemalagt samme dag; f.eks. idræt og svømning eller lignende.


For at angive, at et fag ikke må skemalægges med et eller flere andre fag på en dag, skal du klikke på ‘Regler’ i menuen.



Klik som vist på billedet på fag for at vælge, hvilke fag, der ikke skal ligge på samme dag i skemaet.




Resultatet bliver en indstilling for de valgte fag, og reglen vil efterfølgende være synlig ved siden af andre regler, du har indtastet. F.eks. her på billedet, hvor vi har valgt, at idræt/svømning ikke må ligge samme dag, og at geografi/historie ikke må ligge samme dag. Du kan på denne måde lave flere sæt af regler for fag, der ikke må ligge samme dag.





b) Fag, der ikke må starte i bestemte tidsrum

På siden ‘Regler’ finder du også reglen for fag, der ikke starte i bestemte lektionsrum.


Denne regeltype kan hjælpe dig med at sikre, at eksempelvis to sammenhængende idrætstimer ikke starter i 2. lektion og dermed overlapper med en pause mellem 2. og 3. lektion.


Vælg faget, indstillingen skal gælde for…




…og vælg dernæst, hvilke lektionstider, faget ikke må starte i. Det gør du ved at klikke på den enkelte lektionstid eller på krydset ud for dagen eller lektionstiden. Her laver vi en regel, der siger, at idræt ikke må starte i lektion 2 og 4 for på den måde at sikre, at der ikke opstår pause-overlap.



Reglen kan også hjælpe dig med at placere bestemte fag i ydertimer osv. F.eks. hvis billedkunst helst skal ligge efter kl. 10, eller hvis valgfag skal ligge fra kl. 12:45 og frem.




Bemærk; jo flere af denne type regler, du tilføjer, jo sværere bliver det at få dannet skemaer, der går op uden dobbeltbookinger/konflikter. Start derfor gerne med et minimum af regler og tilføj eventuelt flere regler senere.


c) Fag, der skal følge hinanden (samlæsning/parallellægning)

Hvis du har brug for at lave indstillinger for fag, der skal følge hinanden i én eller på tværs af klasser, kan du bruge funktionen til parallellægning, som du finder nederst til højre på siden ‘Fag’.




Som eksempel kan nævnes valgfag på tværs af en årgang (f.eks. H/D, musik, billedkunst), som hver især er angivet med forskellige undervisere, lokaler og klasser, men som skal skemalægges i samme tidsrum.


Et andet eksempel kunne være, hvis et bestemt fag, f.eks. billedkunst, skal parallellægges med støtte- eller holdtimer i en klasse.


Nedenfor ses eksemplet med valgfagene. Sæt flueben i de fag, der skal parallellægges (enten i én klasse eller på tværs af klasser) og klik enten ‘Gem’ eller ‘Gem og afslut’ - ‘Gem’-knappen gemmer dine indstillinger, og du kan fortsætte med at lave flere parallellagte fag, og ‘Gem og afslut’ gemmer dine indstillinger og forlader siden for parallellægning.



Resultatet bliver ét samlet fag med et navn, der afspejler, hvilke fag der er valgt til parallellægning. Alle relevante undervisere, lokaler og klasser er koblet på den nye brik, så den automatiske skemalægning sikrer, at fagene følger hinanden, når optimeringen sættes i gang. 


De oprindelige fag er midlertidigt fjernet fra overblikket over fag i klassen/klasserne.




Du kan når som helst se detaljerne for de oprindelige fag, du har sammenlagt, hvis du klikker på fanen som vist på billedet nedenfor. Her kan du også nemt fortryde en parallellægning ved at klikke ‘Fortryd parallellægning’.



d) Halvårsfag kobles sammen som parallellagte fag

Funktionen til parallellægning kan på samme måde bruges til at koble to halvårsfag sammen, så Docendo ZEN sikrer, at begge fag og de tilhørende ressourcer (undervisere, lokaler, klasser) er mulige at skemalægge både første og anden halvår i skemaet i bestemte tidsrum. F.eks. kan du binde svømning og idræt sammen, hvis de to fag (med forskellige eller samme undervisere og lokaler) finder sted henholdsvis første og andet halvår.



5. Tilføjelse af teammøder og andet, der ikke er overført med fagfordelingen

Hvis du i den automatiske skemalægning ønsker, at optimeringen skal tage højde for, at der skal skemalægges aktiviteter, der ikke indgår i den oprindelige fagfordeling, du overførte til Docendo ZEN, kan du tilføje nye skemabrikker direkte i Docendo ZEN. Det kunne f.eks. være, hvis du vil sikre, at skolens teams’ ugentlige møder, bliver skemalagt i skoletiden.


For at tilføje en ny skemabrik, f.eks. et teammøde, skal du vælge fanen ‘Undervisere’, finde én af underviserne, der indgår i teamet, klikke på ‘Opret fag’, navngive brikken f.eks. ‘Teammøde’, angive antal lektioner for mødet og sætte alle teammedlemmerne på brikken.


Teammødet vil nu indgå som en del af skemalægningen. Teammødet er selvfølgelig kun et eksempel, og du kan tilføje andre typer skemabrikker efter behov på både klasser, undervisere og lokaler. Husk dog på, at f.eks. teammøder i skole-/undervisningstiden naturligvis giver færre muligheder for at placere klassernes undervisning.



6. Fastlåse fag til forudbestemte lektionstider

Hvis du har brug for at markere, at bestemte fag, på forhånd er besluttet at skulle ligge i et bestemt tidsrum, kan du håndtere dette ved at fastlåse faget i bestemte lektionstidsrum. Det kan være idræt, der skal ligge mandag i 3-4 lektion for 1. årgang eller konfirmationsforberedelse/præst der skal ligge i lektion 7 torsdag mm. 


Låste skemabrikker vil ikke flytte sig, når du sætter automatisk skemalægning i gang.


For at lave låsninger af fag for en klasse, skal du klikke ind på skemaet. Du kan nu trække/drag-and-drop’e et fag til en bestemt lektionstid. Hvis du har lavet sammenhængende lektionssæt (se afsnit 2) - f.eks. to sammenhængende idrætstimer - vil de blive flyttet og låst sammen.



Når du slipper brikken, vil brikken blive låst til lektionstiden - markeret med dette låse-ikon.



Brikker kan også låses til lektionstider, de i forvejen ligger i. Dette gør du ved at pege på brikken og klikke på låse-ikonet. På samme måde kan du låse en brik op, hvis den er låst til en lektionstid.


7. Skemaoptimering/sæt automatisk skemalægning i gang

Når du har foretaget alle dine indstillinger, som er gennemgået frem til nu, er du klar til at lade Docendo ZEN begynde med automatisk skemalægning.


Du sætter gang i skemalægningen ved at klikke på en af de to play-knapper i toppen til højre. Den første play-knap vil sætte gang i en ‘lang optimering’ og den anden play-knap vil sætte gang i en ‘kort optimering’. 


Den korte optimering kan til tider med fordel bruges på mindre skoler (f.eks. med ét spor), mens den lange optimering er henvendt alle større skoler med over 10 klasser. 


Jo længere Docendo ZEN får lov at optimere dine skemaer, jo bedre bliver de, og jo større chance er der for, at der bliver fundet en skemaløsning, der tager højde for så mange af dine indstillinger og regler som muligt. Vi anbefaler at alle skoler med 10+ klasser lader optimeringen køre 6-8 timer eller mere.


Den lange optimering kan du i princippet lade køre så længe, du vil. Du behøver ikke lade din computer stå tændt - optimeringen vil fortsætte på Docendos servere, så du kan logge ind senere og se, hvordan dine skemaer ser ud.


Når du sætter gang i optimeringen, kan du med det samme se, at Docendo ZEN begynder at optimere og flytte rundt på brikkerne i skemaerne. På denne måde behøver du ikke vente for at se, hvordan skemaerne foreløbigt ser ud. Du vil se denne grafik, når optimeringen er i gang:


Du kan dog når som helst sætte optimeringen på pause ved at klikke på pause-ikonet ved siden af play-knapperne.


Fører optimeringen til dobbeltbookinger (eller hvis du har låst brikker, der fører til dobbeltbookinger) for klasser, undervisere eller lokaler, vil optimerings-ikonet blive markeret med rødt og et tal, der markerer antallet af dobbeltbookinger. Du kan klikke på ikonet for at få detaljer for dobbeltbookingerne.



REMINDER OM SKEMAVERSIONER: husk at lave kopier af dine skemaversioner undervejs, hvis du løbende tilføjer eller fjerner indstillinger. Du vil så have mulighed for at gå tilbage til en tidligere skemaversion i de tilfælde, hvor du fortryder dine indstillinger, der kan have ført til dårligere skemaer.


8. Overførsel af færdige skemaer til Docendo Fleksibel Skemalægning

Når du er færdig med at lave skemaer med Docendo ZEN, er du klar til at overføre skemaerne til Docendo Fleksibel Skemalægning til det nye skoleår.


For at gøre dette, skal du befinde dig på Fleksibel Skemalægning og åbne menupunktet ‘Planlægning’ og vælge ‘Zen import’. Her ser du alle de skemaversioner, du har arbejdet med i Docendo ZEN, og du kan nu vælge den version, som du ønsker at importere til skoleåret. Vælg skoleår og ugen, som skemaet som udgangspunkt skal sættes ind i - f.eks. uge 33 eller uge 34 (vælg den første uge med fuldt ugeskema i skoleåret).



Resten af skemalægningen - f.eks. tilsyn/gårdvagter, personalemøder, SFO mm. - foregår i Docendo Fleksibel Skemalægning.


Opdateret den: 01/06/2025